Ontslaan van een werknemer? Dit zijn de noodzakelijke stappen!

Waar moet je rekening mee houden bij het succesvol regelen van het ontslag van je werknemer

Bij het ontslaan van één of een aantal medewerkers, heb je te maken met ontslagregels. Wat houden deze in en wat is de noodzakelijke volgorde om een medewerker succesvol te kunnen ontslaan?

Bepalen van de ontslagroute

Er zijn twee formele ontslagroutes op basis van verschillende ontslaggronden:

  1. UWV: Als het ontslag een bedrijfseconomische grondslag heeft of vanwege langdurige    arbeidsongeschiktheid (2 jaar of langer), dan dient toestemming worden gevraagd bij het UWV – afdeling arbeidsjuridische dienstverlening om een medewerker te mogen ontslaan; het verkrijgen van een ontslagvergunning.
  2. Rechtbank: Voor alle andere (in de persoon gelegen) redenen voor ontslag, moet ontbinding van de arbeidsovereenkomst worden gevraagd bij de rechtbank.

Daarnaast bestaat de mogelijkheid (als alternatief voor beide hiervoor genoemde routes) om in onderling overleg tot beëindiging van het dienstverband te komen, door middel van 

 3. Een vaststellingsovereenkomst.

1. Ontslagvergunning via het UWV

Hierbij kan er sprake zijn van een bedrijfseconomische reden of arbeidsongeschiktheid van 2 jaar of langer

A.   Is er een bedrijfseconomische reden waarom voor de werknemer een ontslagvergunning moet worden aangevraagd? Het UWV kent de volgende grondslagen op basis waarvan om bedrijfseconomische redenen ontslag kan worden aangevraagd:

-        Slechte of slechter wordende financiële situatie

-        Werkvermindering

-        Organisatorische of technologische verandering

-        Bedrijfsverhuizing

-        Beëindiging van de werkzaamheden van de onderneming

-        Vervallen van loonkostensubsidie

Je hoeft dus niet altijd ‘in de rode cijfers’ te zitten om ontslag op bedrijfseconomische gronden voor een werknemer aan te vragen. Ook bijvoorbeeld structureel minder werk of het aanpassen van de organisatie (waardoor een of meerdere functies komen te vervallen), kan worden aangevoerd om succesvol een ontslagvergunning te krijgen.
In alle gevallen komt het wel aan op een goede onderbouwing van de ontslagaanvraag en het juist toepassen van de ‘uitvoeringsregels’ van het UWV.

Wordt ontslag aangevraagd voor 20 of meer medewerkers, dan geldt de melding wet collectief ontslag. Hiervoor zijn aparte regels van toepassing, waarover MKB Advies Partners u uitgebreid kan informeren en dit traject snel en vakkundig kan begeleiden.

B.    Als een werknemer 2 jaar of langer arbeidsongeschikt is, vervalt de loondoorbetalingsplicht en kan ook via het UWV een ontslagvergunning worden aangevraagd. Het is dan van essentieel belang dat het verzuimdossier op orde is. Is dat laatste niet het geval, dan kan het UWV een boete opleggen en resulteren is nog een jaar langer doorbetalen van het loon van de arbeidsongeschikte werknemer.

2. Ontbinding van de arbeidsovereenkomst via de rechtbank

Voor de volgende ontslaggronden moet via de rechtbank ontbinding van de arbeidsovereenkomst worden gevraagd:

1.  Frequent ziekteverzuim
      Bij onaanvaardbare gevolgen voor de bedrijfsvoering, mits de werkgever heeft gezorgd voor
      voldoende zorg voor de arbeidsomstandigheden en herstel binnen 26 weken niet te verwachten is. 

2.  Disfunctioneren (wel willen, maar niet kunnen) 

 - werknemer moet tijdig in kennis worden gesteld

- werknemer moet voldoende in de gelegenheid zijn gesteld tot verbetering – concreet   verbetertraject.

3.  Verwijtbaar handelen en nalaten (wel kunnen, maar niet willen)

- dringende reden / zodanig ernstig dat in stand houden van de arbeidsovereenkomst van werkgever niet gevergd kan worden

- ingeval werknemer verplichtingen niet nakomt bij ziekte (deskundigenoordeel is vereiste)

4.  Werkweigering wegens gewetensbezwaren

5.  Verstoorde arbeidsverhouding 

De verhouding moet ernstig en duurzaam verstoord zijn, dat ‘van de werkgever in redelijkheid niet kan worden gevergd dat hij de arbeidsovereenkomst laat voortduren.’

6. Restgrond

Als er ‘andere omstandigheden’ zijn dan de ontslaggronden A t/m H. Bijvoorbeeld detentie, illegaliteit werknemer, directie onderling niets eens over strategie onderneming. De restgrond is geen ‘stapeling’ van diverse andere gronden.

NB.: Er zijn kabinetsplannen om stapeling van gronden wel mogelijk te maken, maar daar komt dan tegenover te staan, dan bij ontbinding een vergoeding wordt toegekend van minimaal 1,5 maal de transitievergoeding.

Om succesvol bij de rechtbank een procedure te voeren moet je minimaal hebben geregeld dat je personeelsdossier op orde is. In het personeelsdossier is bijgehouden hoe een medewerker functioneert en welke afspraken met de medewerkers zijn gemaakt om zijn functioneren te verbeteren. Je hebt dit nodig in het kader van personeelsontwikkeling en is zelfs noodzakelijk als je een medewerker (anders dan om bedrijfseconomische redenen) wilt ontslaan. Een personeelsdossier kan een papieren map zijn, maar tegenwoordig kan deze ook bestaan uit een digitaal dossier. Medewerkers hebben wel het recht inzage te krijgen in het personeelsdossier. Mocht je aan een ‘ontslagdossier’ werken, is het wellicht raadzaam dit bij een jurist/specialist van MKB Advies Partners voor te leggen.

3. Vasstellingsovereenkomst

Ga in gesprek met je medewerker als de arbeidsrelatie is verstoord, als de functie komt te vervallen of als je in de loop der jaren uit elkaar bent gegroeid (de werknemer is niet meegegroeid met de onderneming). Je kunt dan proberen om in een gesprek met elkaar tot een regeling te komen op basis waarvan het dienstverband wordt beëindigd. Dat heet ontslag met wederzijds goedvinden. Het is dan wel van belang goed en duidelijke afspraken te maken over bijvoorbeeld de einddatum, eventueel vrijstelling van werkzaamheden, geheimhouding van gevoelige bedrijfsinformatie, finale kwijting en de hoogte van de eventuele ontslagvergoeding.

Al deze zaken en nog veel meer leg je vast in een ondertekende vaststellingsovereenkomst. Veelal heeft de werknemer gewoon recht op een WW-uitkering als maar duidelijk in de vaststellingsovereenkomst is opgenomen dat de werknemer aan het ontslag geen verwijt kan worden gemaakt. Let op! Je werknemer kan zijn schriftelijke instemming binnen 14 dagen, zonder opgaaf van reden, herroepen. Dan is het dienstverband niet beëindigd en ben je verplicht tot loondoorbetaling. 

4. Geen toestemming nodig

Naast beëindiging van de arbeidsovereenkomst bij wederzijds goedvinden (vaststellings-overeenkomst), kun je zonder toestemming van het UWV of beschikking van de rechtbank, de arbeidsovereenkomst beëindigen bij het aflopen van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (a), ontslag tijdens de proeftijd (b) of een rechtsgeldig gegeven ontslag op staande voet (c).

(a) Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd: je mag binnen een periode van 2 jaar een medewerker 3 maal een contract voor bepaalde tijd geven. Bij het aansluitend aanbieden van een 4e contract of als een contract voor bepaalde tijd over de periode van 2 jaar loopt, dan wordt het dienstverband automatisch verlengd voor onbepaalde tijd (dus een vast dienstverband). 

Wil je een medewerker niet in vaste dienst nemen, dan moet een medewerker minimaal 6 maanden uit dienst zijn, dan begint de cyclus weer opnieuw. Als je het contract voor bepaalde tijd wilt beëindigen maar ook als je het wilt verlengen, dan moet je minimaal 4 weken voor het verlopen van het oorspronkelijke contract de medewerker ‘aanzeggen’, dus meedelen wat je wilt gaan doen met de arbeidsovereenkomst.

(b) Ontslag tijdens de proeftijd: je mag een medewerker tijdens de proeftijd ontslaan. Echter, je moet dan wel in de arbeidsovereenkomst een proeftijd hebben opgenomen (deze is niet automatisch van toepassing of via de wet geregeld). Bij een contract voor bepaalde tijd korter dan 6 maanden mag je geen proeftijd overeenkomen. Bij een contract vanaf 6 maanden tot maximaal 2 jaar, maar je een proeftijd van 1 maand overeenkomen. Bij een arbeidsovereenkomst van langer van 2 jaar mag een proeftijd van 2 maanden overeenkomen.

(c) Ontslag op staande voet: je mag een dienstverband van een medewerker ook beëindigen bij een rechtsgeldig gegeven ontslag op staande voet. Dit is aan strikte regels gebonden en het verdient de aanbeveling om u in dit geval te laten adviseren door een jurist/specialist van MKB Advies Partners.

De Transitievergoeding

Is er toestemming voor ontslag via UWV of de kantonrechter, dan geldt dat de werkgever is gehouden tot betaling van de wettelijke transitievergoeding voor werknemers die langer dan 24 maanden werken voor de organisatie (ook een periode dat zij werkzaam waren als uitzendkracht in dezelfde functie telt mee). Een werknemer heeft in dat geval recht op een vergoeding van eenderde maandsalaris (incl. vakantiegeld en andere vaste bruto looncomponenten) per gewerkt jaar. Vanaf het tiende jaar is dit een half maandsalaris per dienstjaar. De transitievergoeding is maximaal 79.000 euro bruto, of maximaal een jaarsalaris als de werknemer meer verdient dan dat bedrag.

In een vaststellingsovereenkomst kunt u ook geen vergoeding afspreken of een vergoeding die hoger of lager is dan de wettelijke transitievergoeding. Omdat in een vaststellingsovereenkomst verschillende voorwaarden zijn opgenomen, kan een maatwerkoplossing uitonderhandeld worden die voor beide partijen acceptabel is. De rechter kan ook besluiten tot een hogere vergoeding als het ontslag ernstig te verwijten aan de werkgever is.

Wilt u verder praten over uw personeel en personeelsbeleid?

MKB Advies Partners is volledig thuis in de P&O vraagstukken in het MKB. Heeft u een vraag dan horen wij dat graag. Neem contact op met één van onze specialisten op dit gebied bij u in de regio. Bel 085 06 04 700 of stuur een e-mail naar info@mkbap.nl 

Meer artikelen